Stop au tableau Excel ou au registre imprimé ! Et si vous passiez à un vrai logiciel de comptabilité ?

En tant que praticien de développement personnel en auto-entreprise, vous avez des obligations en matière de comptabilité. Et pour gérer d’une main de maître cette partie administrative si redoutée, il n’y a que deux options : s’y plonger corps et âme ou être accompagné par un expert-comptable. Mais ces professionnels qui manient chiffres et fiscalité avec une dextérité sans pareil représentent un coût que peu de sophrologues, d’hypnothérapeutes ou de naturopathes peuvent (et veulent !) se permettre. Par conséquent, vous voici seul capitaine à bord de votre comptabilité ! Peut-être utilisez-vous le célèbre tableur Excel et ses formules de calcul… Ou peut-être avez-vous opté pour la manière à l’ancienne, avec plume et registre imprimé. Et si vous passiez plutôt à un vrai logiciel de comptabilité, histoire de vous simplifier la vie ?

Un point sur les obligations comptables des auto-entrepreneurs

Que vous soyez en activité depuis plusieurs années ou quelques semaines, vous connaissez vos obligations en matière de comptabilité. Mais une petite piqûre de rappel n’est jamais de trop !

Avant tout, il est important de préciser que le statut de micro-entrepreneur est réputé pour sa simplicité. Et cette simplicité ressurgit également au niveau comptable puisqu’il dépend de ce que l’on appelle le régime micro-fiscal.

Résultat : aucun bilan comptable à clôturer, aucun compte de résultat annuel à réaliser et envoyer à l’administration fiscale ! La fameuse « liasse fiscale » ne vous touche pas ! 

En revanche, vous êtes tout de même tenu à quelques petites obligations…

Un compte bancaire dédié à votre activité

Depuis le 1er janvier 2015, les auto-entrepreneurs doivent obligatoirement avoir un compte bancaire dédié à leur activité dès lors que leur chiffre d’affaires annuel dépasse les 10 000 € durant deux années consécutives. 

Mais nous vous recommandons de ne pas attendre ce plafond et de séparer dès que possible votre compte personnel et vos revenus professionnels. Votre gestion et votre comptabilité en seront grandement facilitées ! 

Bon à savoir : Même si certaines banques vous forcent la main, vous n’êtes aucunement tenu d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Un simple compte séparé suffit.

La facturation et les mentions légales

Pour chaque prestation, que ce soit une séance en cabinet ou en visio, des cours collectifs ou un stage, vous devez émettre une facture à vos clients. C’est notamment obligatoire dans les situations suivantes : 

  • Pour les ventes ou prestations à un autre professionnel (coaching en entreprise, intervention en école, etc.) ;
  • Pour les ventes à distance à un particulier (séance enregistrée à télécharger, consultation en ligne, etc.) ;
  • Pour les prestations de service d’un montant égal ou supérieur à 25 € TTC (soit globalement tous vos services 😉).

En outre, ces factures doivent comporter des mentions légales obligatoires afin d’être conformes : date, numéro de facture, identité du client, description de la prestation, mention « TVA non applicable article 293 B du CGI » si nécessaire, etc.

Enfin, vous devrez précieusement garder ces factures durant 10 ans, y compris si vous cessez votre activité. En cas de contrôle, vous devez pouvoir les présenter à l’administration fiscale.

Le livre de recettes

Le livre de recettes répertorie de manière chronologique l’origine et le montant des différentes entrées d’argent. À l’instar des factures, il comporte un certain nombre de mentions obligatoires (date d’encaissement, montant, nom du client, mode de règlement, etc.).

Ce document comptable est généralement tenu sous forme de tableau, mais prenez garde à ne pas utiliser un tableur comme Excel ! L’administration fiscale est formelle : les livres de comptes ne doivent pas être modifiables ! 

Le cas particulier de l’EIRL

Lors de la création de votre auto-entreprise, peut-être avez-vous opté pour le régime spécifique de l’EIRL (Entrepreneur Individuel à Responsabilité Limitée) afin de protéger votre patrimoine personnel. Si c’est le cas, sachez que vous avez des obligations comptables supplémentaires :

  • L’actualisation annuelle de votre déclaration d’affectation de patrimoine ;
  • La publication de vos comptes annuels dans le registre ayant enregistré la déclaration d’affectation initiale (RCS ou RM).

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Pourquoi préférer un logiciel de comptabilité à un tableau Excel ou un registre imprimé ?

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité ne revêt aucun caractère obligatoire, à moins d’être assujetti à la TVA. Dans ce cas, vous devrez vous servir d’un logiciel de gestion certifié conforme à la réglementation concernant la lutte contre la fraude à la TVA. Néanmoins, il est vivement recommandé pour de nombreuses raisons…

Pour produire des documents conformes

Comme vous l’avez vu précédemment, les normes en matière de facturation sont très strictes. Aussi, afin d’éviter erreurs ou oubli d’une mention légale obligatoire, un logiciel de comptabilité peut être d’une aide précieuse. En effet, ces applications, éditées généralement par des professionnels du domaine, intègrent dans leurs templates de facture et de journal de recettes tout ce dont vous avez besoin pour respecter la loi en vigueur. 

Pour sécuriser vos données

Pour protéger vos données (clients par exemple) et vos documents comptables (journal des recettes et factures), rien de mieux qu’un coffre-fort virtuel ! Ainsi, vous y avez accès quand vous le souhaitez, grâce à votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone. En optant pour un logiciel de comptabilité, vous pouvez également transmettre toute votre comptabilité à un expert-comptable en quelques clics si besoin (notamment pour le passage à la TVA par exemple). C’est simple (et ça vous rassure aussi en cas de contrôle de l’administration fiscale).

Pour faciliter vos relances de paiement

Si la majorité de vos clients sont des particuliers qui viennent vous voir à votre cabinet et vous règlent comptant, vous ne serez pas sensible à cet argument. 

En revanche, peut-être travaillez-vous aussi régulièrement avec des entreprises (pour du coaching, la création d’un séminaire basé sur le bien-être ou des prestations de massage assis par exemple) ou des organismes comme les établissements scolaires, les MJC, les maisons de retraite ?

Ces derniers paient sous 30 jours minimum et de fait, demandent un suivi des encaissements beaucoup plus rigoureux. Le logiciel de comptabilité est un bon soutien pour cela puisqu’il permet de voir en un clin d’œil qui ne vous a pas réglé en temps et heure et de programmer d’éventuelles relances.

Pour gagner du temps

Pour éditer des factures, vous pouvez tout à fait vous servir d’un des logiciels inclus dans le pack office. Et pour le livre de recettes, un registre papier acheté dans le commerce peut suffire. Mais vous perdez du temps. Avec un logiciel de comptabilité, des templates sont à votre disposition. Il ne vous reste plus qu’à les personnaliser avec vos nom, coordonnées et numéro de SIRET, voire votre logo et tout est prêt ! Vous pouvez vous concentrer sur ce que vous aimez le plus : votre cœur de métier.

Pour visualiser facilement l’état de santé de votre activité

Vous avez envie d’investir dans une nouvelle table de massage pour votre activité de praticien en reiki, dans un futon si vous êtes praticien de shiatsu ou dans un micro plus performant pour enregistrer vos séances de sophrologie ? Mais votre trésorerie vous permet-elle ces dépenses ?

Ou bien tout simplement, n’avez-vous jamais voulu savoir exactement comment évoluent vos revenus ? De manière précise et chiffrée ? 

Avec les logiciels de comptabilité, vous pouvez obtenir une vision claire et détaillée de l’état financier de votre micro-entreprise. Et cela peut être d’une grande aide, que ce soit pour se rassurer ou faire le point sur la situation.

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Notre sélection de 3 logiciels de comptabilité qui peuvent vous aider au quotidien

Envie de tester un logiciel de comptabilité facile à prendre en main pour votre activité de praticien en développement personnel ? Zoom sur ces 3 applications.

1. MyAE

Comme son nom l’indique, ce premier logiciel est tout spécialement prévu pour les auto-entrepreneurs. 

Ses + : 

  • Il est gratuit ;
  • Il permet d’émettre factures et devis ;
  • Il tient le livre chronologique des recettes ;
  • Il permet de faire des relances pour impayés ;
  • Une équipe à taille humaine répond à toutes vos questions.

Son — :

  • Il n’est pas compatible avec les micro-entreprises assujetties à la TVA. Si c’est votre cas, vous devrez basculer sur un autre logiciel. 

Rendez-vous sur le site MyAE http://www.myae.fr/ pour en savoir plus !

2. Henrri

Henrri est le seul logiciel de facturation en ligne, gratuit, sans aucune restriction, ni publicité en France.

Ses + :

  • Il est gratuit et sans publicité ;
  • Sa prise en main est simple et ludique ;
  • Il permet d’éditer factures, devis et avoirs et de les envoyer par mail ;
  • Il établit le journal des recettes ;
  • Il possède un système de relance automatique pour impayés (4 niveaux de relance) ;
  • Il offre un tableau de bord détaillé de votre activité (CA, nombre de clients, liste des mauvais payeurs, etc.) ;
  • Le chatbot répond à toutes vos questions en quelques millièmes de seconde (et si ce n’est pas le cas, l’équipe prend le relais).

Son — :

  • Il n’existe pas de version mobile ou tablette de Henrri. Vous aurez donc besoin d’un ordinateur et de votre connexion internet pour avoir accès à votre comptabilité.

Rendez-vous sur le site Henrri https://www.henrri.com/ pour en savoir plus !

3. Freebe

Freebe est un logiciel ultra-complet qui ravira tous les praticiens qui veulent se débarrasser un maximum du poids de la comptabilité dans leur quotidien ! 

Ses + : 

  • Sa prise en main est intuitive et abordable ;
  • Il permet de créer factures et devis ;
  • Il se charge de l’édition du livre des recettes ;
  • Il est doté d’une synchronisation bancaire (lorsque votre client paie son dû, le virement est automatiquement lié à la facture correspondante) ;
  • Il s’occupe de la déclaration URSSAF à votre place ;
  • Il vous offre un tableau de bord de suivi complet (montant des cotisations sociales du mois ou du trimestre, etc.) et même le paiement en ligne afin que vos clients puissent vous régler directement, depuis une plateforme sécurisée et non par virement.

Son — : 

  • Il est payant. Après une période d’essai de 30 jours, vous devrez débourser entre 7 € et 11 € par mois suivant votre niveau d’engagement (sur 12 mois, 3 mois ou 1 mois).  

Rendez-vous sur le site Freebe https://www.freebe.me/ pour en savoir plus !

Testez-les… Vous ne pourrez plus vous en passer !

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